Unser Verhaltenskodex (Code of Conduct)

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Es darf keine Zwangsarbeit, Sklavenarbeit, Kinderarbeit oder derart vergleichbare Arbeit eingesetzt werden. Jede Arbeit muss freiwillig sein und die Mitarbeitenden müssen jederzeit die Arbeit oder das Beschäftigungsverhältnis beenden können. Nationale und EU-Standards zur Arbeits- und Sozialversicherungsnormen sind einzuhalten. Außerdem darf keine inakzeptable Behandlung von Arbeitskräften, wie etwa psychische Härte, sexuelle und persönliche Belästigung stattfinden.
Der Geschäftspartner beachtet die Regelungen des Arbeitnehmerentsendungsgesetzes und beachtet die gesetzlichen Vorschriften zur Bekämpfung illegaler Beschäftigung in ihrer jeweiligen Fassung, insbesondere in den Erscheinungsformen Schwarzarbeit (Gesetz zur Bekämpfung der Schwarzarbeit), illegale Arbeitnehmerüberlassung (Gesetz zur Regelung der gewerbsmäßigen Arbeitnehmerüberlassung, § 1b AÜG), illegaler Ausländerbeschäftigung (§ 39 Aufenthaltsgesetz, §§ 284-288 SGB III) und Leistungsmissbrauch (§ 60 SGB I).

Die Geschäftspartner sind aufgefordert, sich an die Empfehlungen aus den ILO-Konventionen zu halten. Eine schriftliche Dokumentation der Arbeitskonditionen der direkten Beschäftigten findet statt. Wir erwarten, dass unser Geschäftspartner menschenunwürdige Zustände und Arbeitsformen innerhalb der Lieferkette unterbindet, bekämpft und dies anhand offizieller Dokumente nachweisen kann.

Der Geschäftspartner darf in keinem Stadium der Herstellung oder Bereitstellung von Dienstleistungen Kinder beschäftigen. Der Begriff „Kind“ bezieht sich auf jede Person unter 15 Jahren, bzw. in schulpflichtigen Alter. Die Geschäftspartner dürfen keine unter 18-Jährigen für Tätigkeiten einsetzen, die aufgrund ihrer Art oder anderer Umstände die Gesundheit, Sicherheit oder Sittlichkeit des Jugendlichen schädigen kann.

Das Entgelt für reguläre Arbeitsstunden und Überstunden muss dem nationalen gesetzlichen Mindestlohn oder den branchenüblichen Mindeststandards entsprechen, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Das Entgelt für Überstunden muss in jedem Fall das Entgelt für reguläre Stunden übersteigen. Soweit das Entgelt unter Zugrundelegung einer Vollzeitbeschäftigung nicht ausreicht, die Kosten des gewöhnlichen Lebensunterhalts zu decken und ein Mindestmaß an Rücklagen zu bilden, ist der Geschäftspartner verpflichtet, das Entgelt entsprechend zu erhöhen. Den Arbeitnehmern sind alle gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen zu gewähren. Lohnabzüge als Strafmaßnahmen sind nicht zulässig. Der Geschäftspartner hat sicherzustellen, dass die Arbeitnehmer klare, detaillierte und regelmäßige schriftliche Informationen über die Zusammensetzung ihres Entgelts erhalten.

Die Arbeitszeiten müssen den geltenden Gesetzen, den Branchenstandards oder den relevanten ILO-Konventionen, je nachdem welche Regelung strenger ist, entsprechen. Überstunden sind nur zulässig, wenn sie auf freiwilliger Basis erbracht werden und 12 Stunden pro Woche nicht übersteigen, während den Beschäftigten nach sechs aufeinanderfolgenden Arbeitstagen mindestens ein freier Tag einzuräumen ist. Die regelmäßige Arbeitszeit darf 48 Stunden und einschließlich Mehrarbeit 60 Stunden nicht überschreiten.

Das Recht der Arbeitnehmer, Organisationen ihrer Wahl zu gründen, ihnen beizutreten und Kollektivverhandlungen zu führen, ist zu respektieren. In Fällen, in denen die Vereinigungsfreiheit und das Recht zu Kollektivverhandlungen gesetzlich eingeschränkt sind, sind alternative Möglichkeiten eines unabhängigen und freien Zusammenschlusses der Arbeitnehmer zum Zweck von Kollektivverhandlungen einzuräumen. Arbeitnehmervertreter sind vor Diskriminierung zu schützen. Ihnen ist freier Zugang zu den Arbeitsplätzen ihrer Kollegen zu gewähren, um sicherzustellen, dass sie ihre Rechte in gesetzmäßiger und friedlicher Weise wahrnehmen können.

Die Diskriminierung von Mitarbeitenden in jeglicher Form ist unzulässig. Die persönliche Würde, Privatsphäre und Persönlichkeitsrechte jedes Einzelnen werden respektiert. Der Geschäftspartner fördert die Gleichbehandlung und Chancengleichheit.

Die Volkswohnung erwartet, dass die Geschäftspartner die jeweils geltenden Gesundheits- und Arbeitsschutzgesetze und Regelungen einhalten. Dazu gehört die Schaffung eines sicheren und gesunden Arbeitsumfeldes, die Bereitstellung der erforderlichen Ausrüstung, die Sicherstellung von sicherheitsrelevanten Qualifizierungsmaßnahmen sowie der Sicherheit der Produkte und Dienstleistungen. Der Geschäftspartner verpflichtet sich dazu, alle Gefahrenquellen im Arbeitsumfeld zu minimieren oder zu eliminieren, und zwar auf der Grundlage des allgemeinen Kenntnisstandes in den Bereichen Sicherheit und Gesundheitsschutz im jeweiligen Industriesektor.

Die Volkswohnung erwartet von ihrem Geschäftspartner, dass ausreichende
Vorsorgemaßnahmen für Erste Hilfe, Brandschutz, Personenrettung aus Gefahrenbereiche und wirksame Alarmierung getroffen wurden.

Soweit relevant, etabliert der Geschäftspartner für die Konfliktmineralien Zinn, Wolfram, Tantal und Gold sowie für weitere Rohstoffe wie Kobalt Prozesse in Übereinstimmung mit den Leitsätzen der Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (Organisation for Economic Cooperation and Development, OECD), insbesondere OECD-Leitfaden für die Erfüllung der Sorgfaltspflicht zur Förderung verantwortungsvoller Lieferketten für Minerale aus Konflikt- und Hochrisikogebieten und erwartet dies auch von seinem Geschäftspartner. Schmelzen und Raffinerien ohne angemessene, auditierte Sorgfaltsprozesse sollen gemieden werden.

Der Geschäftspartner hält sich an die geltenden Umweltschutzgesetze und -vorschriften. Der Geschäftspartner entwickelt – sofern mit vertretbarem Aufwand möglich – konkrete Ziele und Maßnahmen, um sein unternehmerisches Handeln klimafreundlich zu gestalten. Der Geschäftspartner unternimmt alle zumutbaren Anstrengungen, um die Auswirkungen seiner Produkte und Leistungen auf die Umwelt so gering wie möglich zu halten und sorgt somit für eine kontinuierliche Vermeidung
und Verringerung von Umweltbelastungen. Die im Hinblick auf den Umweltschutz zu treffenden Maßnahmen werden vom Geschäftspartner gemanagt bzw. berücksichtigt, idealerweise in Form eines Umweltmanagementsystems nach oder in Anlehnung an EMAS oder ISO 14001 bzw. Energiemanagementsystem nach ISO 50001 oder vergleichbaren Standards

Abfälle, Abwasser und Emissionen jeglicher Art sind vor der Einleitung oder Entsorgung zu typisieren, zu überwachen, zu überprüfen und bei Bedarf zu behandeln/aufzubereiten. Darüber hinaus sind – sofern mit vertretbarem Aufwand möglich – Maßnahmen einzuführen, um die Erzeugung von Abfällen, Abwasser und Emissionen zu reduzieren. Wir erwarten von unserem Geschäftspartner, dass er Richtlinien und Verfahren umsetzt, um auf die Minimierung bzw. Abschaffung von Emissionen hinzuarbeiten, die Energieeffizienz zu verbessern und den Einsatz von aus alternativen oder erneuerbaren Quellen gewonnener Energie zu steigern.

Der Geschäftspartner folgt einer systematischen Herangehensweise, um Festabfall zu ermitteln, zu handhaben, zu reduzieren und verantwortungsvoll zu entsorgen oder zu recyceln. Chemikalien oder andere Materialien, die bei ihrer Freisetzung in die Umwelt eine Gefahr darstellen, sind zu ermitteln und so zu handhaben, dass beim Umgang mit diesen Stoffen, der Beförderung, Lagerung, Nutzung, beim Recycling oder der Wiederverwendung und bei ihrer Entsorgung die Sicherheit gewährleistet
ist. Seinen Dokumentationspflichten kommt der Geschäftspartner sorgfältig nach. Jegliche Art der Umweltverschmutzung oder negativen Auswirkungen auf die Gesundheit von Mensch und Tier sind zu vermeiden.

Der Einsatz und der Verbrauch von Ressourcen während der Produktion, einschließlich Wasser und Energie, sind zu reduzieren bzw. zu vermeiden. Entweder geschieht dies direkt am Entstehungsort oder durch Verfahren und Maßnahmen, bspw. durch die Änderung der Produktions- und Wartungsprozesse oder von Abläufen im Unternehmen, durch die Verwendung alternativer Materialien, durch Einsparungen, durch Recycling oder mithilfe der Wiederverwendung

Der Energieverbrauch ist zu überwachen und zu dokumentieren. Es sind wirtschaftliche Lösungen zu finden, um die Energieeffizienz zu verbessern und den Energieverbrauch zu minimieren

Der Geschäftspartner hält sich an die in den Ländern seiner Tätigkeit geltenden Gesetze und Verordnungen. Der Geschäftspartner besitzt alle gesetzlich erforderlichen Zertifikate und/oder Zulassungen für den Betrieb seiner Standorte und erfüllt die mit diesen Zertifikaten und Zulassungen verbundenen Anforderungen.

Die Normen der fairen Geschäftstätigkeit, der fairen Werbung und des fairen Wettbewerbs werden eingehalten. Außerdem werden die geltenden Kartellgesetze angewendet, welche im Umgang mit Wettbewerbern insbesondere Absprachen und andere Aktivitäten, die Preise oder Konditionen beeinflussen, verbieten. Ferner verbieten diese Regelungen Absprachen zwischen Kunden und Geschäftspartnern, mit denen Kunden in ihrer Freiheit eingeschränkt werden sollen, ihre Preise und sonstigen Konditionen beim Wiederverkauf autonom zu bestimmen.

Der Geschäftspartner verpflichtet sich, vertrauliche geschäftliche Unterlagen bzw. Informationen vertraulich zu behandeln und gegen unbefugten Zugriff zu schützen. Der Geschäftspartner beachtet bei der Erfassung, Speicherung, Verarbeitung, Übermittlung und Weitergabe von persönlichen Informationen die Gesetze zu Datenschutz und Informationssicherheit und die behördlichen Vorschriften.

Rechte an geistigem Eigentum werden respektiert; Technologie- und Know-how-Transfer erfolgen so, dass die geistigen Eigentumsrechte und die Kundeninformationen geschützt sind.

Die Volkswohnung toleriert keinerlei Form von Korruption oder anderen unlauteren Geschäftspraktiken. Bei allen Geschäftsaktivitäten sind höchste Integritätsstandards zugrunde zu legen. Der Geschäftspartner verfolgt beim Verbot aller Formen von Bestechung, Korruption, Erpressung und Unterschlagung eine Null- Toleranz-Politik. Verfahren zur Überwachung und
Durchsetzung der Normen sind anzuwenden, um die Einhaltung der Antikorruptionsgesetze zu gewährleisten. Der Geschäftspartner vermeidet Interessenskonflikte, die zu Korruptionsrisiken führen können.

In Verbindung mit ihrer Tätigkeit für die Volkswohnung nehmen die Geschäftspartner Einladungen nur an oder sprechen Einladungen nur aus, wenn sie angemessen sind, nicht in Erwartung einer unzulässigen Gegenleistung oder sonstigen Bevorzugung erfolgen und nicht gegen anwendbares Recht (insbesondere Antikorruptionsgesetze) verstoßen. Dasselbe gilt für die
Annahme oder Gewährung von Geschenken, anderen Zuwendungen oder Vorteilen jeglicher Art. Beschäftigten der Volkswohnung bietet der Geschäftspartner keine Wertgegenstände, die das steuerlich zulässige Maß übersteigen, an.

Unser Geschäftspartner duldet keine Form gesetzeswidriger materieller und immaterieller Zuwendungen (einschließlich deren Anbieten) an Amtsträger oder mit diesen vergleichbaren Personen (unabhängig davon, ob unmittelbar oder mittelbar über Dritte)

Unsere Geschäftspartner ergreifen in ihren Unternehmen geeignete Maßnahmen, um Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zu unterbinden.

Der Geschäftspartner stellt sicher, dass ein die Geschäftsbeziehung nachteilig beeinflussender Interessenskonflikt vermieden wird und bei Entdeckung mitgeteilt wird.

Wir erwarten von unseren Geschäftspartnern, dass sie anhand geeigneter Risikomanagementsysteme die entsprechenden Risiken innerhalb ihres Betriebes sowie ihrer Lieferketten identifizieren sowie angemessene Maßnahmen ergreifen. Im Falle eines Verdachtes auf Verstöße sowie zur Absicherung von Lieferketten mit erhöhten Risiken wird der Geschäftspartner das Unternehmen zeitnah und ggf. regelmäßig über die identifizierten Verstöße und Risiken sowie die ergriffenen Maßnahmen informieren.

Der Geschäftspartner pflegt die Dokumentation, die notwendig ist, um nachzuweisen, dass die Einhaltung der Regelung des Verhaltenskodex gewährleistet ist. Hierzu gehört das ordnungsgemäße Führen von Büchern und Unterlagen, die alle Angelegenheiten im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit des Geschäftspartners mit der Volkswohnung korrekt und in angemessenen Details dokumentieren.

Die Dokumentation ist entsprechend der Steuergesetze bzw. handelsrechtlichen Bestimmung sowie weiterer gesetzlich vorgegebenen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten vorzuhalten

Die Einhaltung der in diesem Dokument aufgeführten Standards und Regelungen überprüft das Unternehmen mithilfe eines Self-Assessment-Fragebogens sowie Nachhaltigkeits-Audits an Produktionsstandorten der Geschäftspartner. Der Geschäftspartner erklärt sich damit einverstanden, dass der Auftraggeber solche Audits zur Überprüfung einer Einhaltung des Kodex an den Betriebsstätten des Geschäftspartners zu den üblichen Geschäftszeiten nach angemessener Vorankündigung durch von ihm beauftragte Personen durchführt. Der Geschäftspartner kann einzelnen Auditmaßnahmen widersprechen, wenn durch diese zwingenden datenschutzrechtlichen Regelungen verletzt würden.

Der Lieferant Geschäftspartner ist auf Betriebsebene für die Einrichtung eines wirksamen Beschwerdemechanismus für Einzelpersonen und Gemeinschaften, die von negativen Auswirkungen betroffen sein können, zuständig. Sollte es Grund zur Beschwerde bei der Volkswohnung geben, so wenden Sie sich bitte an: verhaltenskodex@volkswohnung.de

 

Sollte ein Verstoß gegen die Regelungen dieses Verhaltenskodex festgestellt werden, wird die Volkswohnung dies dem Geschäftspartner innerhalb von einem Monat schriftlich mitteilen und ihm eine angemessene Nachfrist setzen, um sein Verhalten mit diesen Regelungen in Einklang zu bringen. Wir sind zu einer gemeinschaftlichen Lösungserarbeitung bereit, wenn die Sachverhalte dies erforderlich machen. Wenn ein Verstoß schuldhaft erfolgte und eine Fortsetzung des Vertrages bis zur
ordentlichen Beendigung für uns unzumutbar macht, kann der Auftraggeber den Vertrag nach fruchtlosem Ablauf der gesetzten Frist beenden, wenn er dies bei der Nachfristsetzung angedroht hat. Ein gesetzliches Recht zur außerordentlichen Kündigung ohne Nachfristsetzung bleibt ebenso wie das Recht auf Schadenersatz unberührt.